Aprende Contara paso a paso

Contara es la plataforma donde llevas la operación completa de tu negocio: registras ventas y gastos, controlas el inventario, organizas tu catálogo, guardas a tus clientes y proveedores, y ves cuánto estás ganando, todo en un solo lugar.

Está pensada para el mostrador: registrar una venta toma segundos, todo está en español y no necesitas saber de contabilidad ni de computadoras.

Contara funciona en el navegador de cualquier celular, tablet o computadora y no se instala nada. Tu información se guarda en la nube: puedes registrar una venta desde el celular en el mostrador y revisar tus números en la computadora por la noche, con la misma cuenta.

El plan Gratis incluye el día a día: registro de ventas y gastos, inventario, catálogo con categorías, clientes, proveedores, agenda de citas, dashboards y bitácora, pensado para un negocio que está empezando, con un empleado además de ti.

El plan Pro ✦ cambia los topes por cuotas mensuales amplias (5,000 ventas, 2,000 gastos y 1,500 citas cada mes) y agrega las herramientas de crecimiento: permisos y roles por empleado, envío de recibos y mensajes por correo, exportación a CSV, reportes en PDF (incluido el comparativo entre unidades), más ofertas, programas de lealtad, citas, avisos y categorías, y hasta 10 empleados y 3 unidades de negocio. Puedes cambiar de plan cuando quieras desde Configuración.

El plan Empresa ✦ es para cadenas y equipos grandes: hasta 50 empleados y 10 unidades de negocio, con 25,000 ventas, 10,000 gastos y 5,000 citas cada mes. Se activa en contacto directo con el equipo de Contara.

Al crear tu cuenta, Contara te lleva por un asistente de tres pasos que deja todo listo de una vez:

1. 1Tu nombre, para saber quién administra la cuenta.
2. 2Tu empresa: el nombre comercial que aparecerá en tus recibos.
3. 3Tu primera unidad de negocio: la tienda, sucursal o local donde operas.

Nada se guarda hasta el final: si te equivocas puedes regresar y corregir antes de confirmar. Al terminar caes directo en tu dashboard, listo para la primera venta.

Una unidad de negocio es un punto de operación: una tienda, una sucursal, un puesto. Cada unidad tiene su propio catálogo, ventas, gastos, contactos y números. Si tienes más de un local, creas una unidad por cada uno y cambias entre ellas desde el selector en la parte superior.

Una unidad puede desactivarse sin borrar nada: su historial se conserva y puedes reactivarla cuando quieras.

Invita a tus empleados para que trabajen con su propia cuenta, sin compartirles tu contraseña. Cada quien entra con su correo y cada movimiento queda registrado a su nombre.

1. 1Tu empleado crea su Cuenta de empleado en contara.app con su correo.
2. 2En Configuración → Empleados eliges «Invitar» y escribes ese mismo correo.
3. 3El empleado acepta la invitación desde su panel al entrar.
4. 4En Equipo lo agregas a la unidad donde va a trabajar; puede estar en varias.

La caja de Contara está diseñada como un punto de venta: a la izquierda tu catálogo con los artículos que más usas siempre visibles, y a la derecha el ticket que se va armando.

1. 1Toca los artículos del catálogo para agregarlos al ticket, o usa el buscador si no están a la vista. «Personalizado» te deja capturar un concepto libre con su precio.
2. 2Ajusta cantidades y precios directamente en el ticket; el total se calcula solo.
3. 3Elige al cliente si quieres ligarlo a la venta (opcional), revisa la fecha y quién registra.
4. 4Toca «Cobrar». La venta queda guardada con su folio consecutivo (#0001), un número que jamás se repite en la unidad.

Los artículos que usas con más frecuencia se acomodan solos al frente del catálogo, así que tus ventas más comunes quedan a un toque. Si vendes productos con inventario, las existencias se descuentan automáticamente.

En Ventas ves todas las ventas de la unidad, con su folio al frente. Puedes buscar por producto o cliente, filtrar por empleado, fecha (mes, día o rango) y estado, y ordenar por fecha o por monto.

Toca cualquier venta para abrir su detalle: artículos con cantidades y precios, cliente, quién la registró y cuándo. Desde el detalle también descargas el recibo, la anulas o la envías por correo. Los nombres en azul (cliente, artículos) son enlaces: te llevan directo al detalle de esa ficha.

Cada venta genera un recibo profesional en PDF con los datos de tu negocio, el folio, los artículos con cantidades y precios, y el total. Lo descargas desde el detalle de la venta, listo para imprimir o compartir.

En Contara nada se borra a la fuerza: una venta equivocada se anula. La venta anulada se queda en el historial, marcada, y deja de contar en tus números. Si la anulaste por error, la puedes restaurar. Ambas acciones quedan asentadas en la bitácora con quién las hizo.

En Cobranza llevas las ventas fiadas: abres una cuenta a nombre del cliente, con un monto libre o con un ticket de artículos del catálogo. Si la cuenta lleva ticket, las existencias se descuentan al crearla, una sola vez.

Cada abono registra una venta real con su método de pago y su fecha, así que tu dinero aparece en Ventas, en el corte de caja y en tus reportes en el momento en que entra. En efectivo puedes capturar con cuánto paga el cliente y Contara te muestra el cambio. El abono que deja el saldo en cero liquida la cuenta y queda marcado en Ventas con una palomita verde.

Puedes ponerle fecha de vencimiento a cada cuenta; las vencidas se marcan en rojo. Desde el detalle de una venta de abono llegas a su cuenta con un clic, y viceversa.

Con Pro ✦ puedes enviarle el recibo al cliente por correo electrónico desde el detalle de la venta. Si el cliente tiene correo guardado en su ficha, el campo se llena solo; el recibo llega en el correo con el desglose y los datos de tu negocio.

Con Pro ✦ exportas tu historial de ventas a un archivo CSV que abre en Excel o Google Sheets, útil para tu contador o para tus propios análisis. La exportación respeta los filtros activos: filtra primero, exporta después.

Los gastos se registran igual de rápido que las ventas, con su propia caja: eliges los conceptos de tu catálogo de gastos (o capturas uno personalizado), ajustas cantidades y montos, y confirmas. Un solo gasto puede llevar varios conceptos: la compra completa del proveedor en un solo registro.

Puedes ligar el gasto a un proveedor para llevar su historial, y elegir la fecha real del gasto si lo estás capturando después.

En Gastos está todo el historial de la unidad, con búsqueda por proveedor o concepto y filtros por empleado, fecha y estado. Igual que las ventas: tocas un gasto para ver su detalle completo, y un gasto equivocado se anula (y se puede restaurar), nunca se borra en silencio.

Si tu negocio trabaja con citas (una estética, un consultorio, una barbería), en Citas llevas la agenda de la unidad como un calendario semanal: los siete días de la semana con sus horas, donde cada cita es un bloque con su servicio, su cliente y quién atiende. Tocas un horario libre y la cita se agenda ahí mismo; hoy va resaltado con la línea de la hora actual y la vista arranca justo ahí.

Si prefieres verlas como listado, el interruptor de arriba cambia a la vista de lista: todas tus citas agrupadas por día, con búsqueda por servicio o cliente, rango de fechas y filtros por empleado y estado.

Agendar toma segundos: el servicio (escrito o elegido de tu catálogo), el cliente (se enlaza solo si ya está en tus contactos), fecha, hora, duración y quién atiende. Si el horario se empalma con otra cita, Contara te lo avisa antes de guardar, sin impedirte agendarla.

Cada cita vive en un estado: programada, completada o cancelada. Las citas pasadas sin cerrar se marcan para que no se te escape ninguna, y todo movimiento queda en la bitácora, como el resto de la app.

La agenda conserva tres meses de historia (el mes en curso y los dos anteriores); una cita pendiente nunca se borra sola. El número de citas depende de tu plan: en los planes de paga la cuota es mensual y mucho más amplia.

Un producto es algo físico que vendes y se acaba: pan, refrescos, refacciones. Al crearlo le pones precio y, si quieres, existencias iniciales. Cada venta descuenta las existencias automáticamente, y la plataforma te avisa cuando un producto está por agotarse o agotado.

1. 1Entra a Catálogo → Productos y elige «Agregar producto».
2. 2Ponle nombre, precio y (opcional) categoría y existencias.
3. 3Listo: aparece en la caja para venderse a un toque.

Un servicio es algo que haces y no maneja existencias: un corte de pelo, una consulta, una reparación. Se registra y se vende igual que un producto, pero sin inventario. Si tu negocio combina ambos (una estética que vende productos, por ejemplo) usas los dos tipos sin problema.

Los cargos son tus gastos frecuentes que no son cosas: renta, luz, internet, comisiones. Registrarlos una vez hace que capturar gastos sea cuestión de toques, y permite que tus reportes agrupen bien en qué se va el dinero.

Un insumo es algo contable que compras para operar: harina, cartones de leche, bolsas. Es el espejo de tus productos, pero del lado del gasto: lleva existencias, precio sugerido y categoría. Cada gasto donde compras un insumo suma a sus existencias automáticamente, así sabes cuánto tienes de cada cosa.

Las categorías organizan todo tu catálogo (productos, servicios y conceptos de gasto) en grupos con nombre e icono: «Pan dulce», «Bebidas», «Insumos». Sirven para filtrar el catálogo, leer tus reportes por grupo y mantener el orden cuando el catálogo crece.

1. 1Entra a Catálogo → Categorías y elige «Agregar categoría».
2. 2Ponle nombre y elige un icono del set.
3. 3Asigna la categoría a tus artículos al crearlos o editarlos.

Al tocar una categoría entras a su vista: todos sus artículos juntos, con la opción de agregar un producto, servicio, cargo o insumo directamente dentro de ella. Si eliminas una categoría, sus artículos no se tocan, solo quedan sin categoría.

Guarda a tus clientes con su teléfono y correo para ligarlos a sus ventas. Cada cliente tiene su ficha con número de cliente, historial de compras y total comprado, útil para saber quiénes son tus mejores clientes y darles trato de mejores clientes.

En la caja, al registrar la venta, eliges al cliente con el buscador; si es nuevo, lo das de alta ahí mismo sin salir de la venta.

Desde la ficha de un cliente (o proveedor) con teléfono guardado puedes abrir WhatsApp con un toque, directo a la conversación. Sin copiar números, sin agregar contactos al teléfono.

Con Pro ✦ le escribes a un cliente por correo desde su ficha (un aviso, una promoción, un recordatorio) con el mensaje saliendo a nombre de tu negocio.

Los proveedores funcionan como los clientes, pero del lado de tus compras: cada uno tiene su ficha con historial de gastos y total comprado. Ligar tus gastos a proveedores te dice, con números, a quién le estás comprando más.

Con Pro ✦ también contactas a tus proveedores por correo desde su ficha — pedidos, cotizaciones, aclaraciones, sin salir de la plataforma.

Las ofertas son reglas de descuento que se aplican solas al registrar una venta: a todo el catálogo, solo productos o servicios, una categoría o un artículo específico. Defines la cantidad mínima y el beneficio (porcentaje, pesos de descuento por unidad o promociones N×M, como el 3×2), con vigencia opcional de inicio y fin.

En el mostrador nadie tiene que acordarse de nada: al armar el ticket, Contara detecta las ofertas que aplican, muestra el descuento en la venta y deja el detalle guardado en el historial, con enlace a la oferta usada.

Los programas de lealtad premian el comportamiento de tus clientes: cierto número de compras, cierto monto gastado, días con visita o piezas de un producto específico, medidos por semana, por mes o de forma histórica.

Cuando un cliente cruza la meta, gana su premio automáticamente: un descuento para su siguiente compra o un premio personalizado que tú defines («café gratis», «postre de cortesía»).

Los premios quedan en el historial del programa, por cliente y con su estado de canje. Los descuentos se canjean en la venta: al elegir al cliente en el punto de venta, Contara te avisa si tiene premios pendientes y aplica el que selecciones. Los premios personalizados se canjean desde la página de Lealtad cuando se entregan.

Tu negocio puede tener una página pública en Contara, sin saber de páginas web: eliges un ícono y un color, escribes quién eres, tu teléfono, horario y dirección (con su mapa, si el buscador la encuentra), y decides si mostrar tus unidades con su propia descripción. También puedes presumir tus promociones: eliges qué ofertas y programas de lealtad vigentes aparecen, y desaparecen solos si los desactivas o vencen. La activas y la apagas con un interruptor cuando quieras.

La página vive en una dirección propia (contara.app/n/tu-negocio) que puedes compartir por WhatsApp, en redes o donde te busquen tus clientes.

Contara genera el código QR de tu página listo para descargar: imprímelo y pégalo en el mostrador, en el empaque o en tu vitrina. Quien lo escanee cae directo en tu página, con tu información siempre al día.

Tu página de inicio: ventas, gastos y utilidad del período que elijas (hoy, esta semana, este mes, este año) en tarjetas y gráficas que se leen a la primera. Azul para ventas, terracota para gastos, verde para utilidad; siempre los mismos colores, para que tus ojos aprendan a leerlos.

El dashboard operativo baja al detalle de la operación: qué artículos se venden más, en qué se va el gasto, qué categorías pesan más y cómo se mueve tu día. Es el tablero para decidir qué surtir, qué empujar y qué recortar.

Si tu negocio tiene más de una unidad, el Comparativo las pone lado a lado: ventas, gastos, utilidad, margen, ticket promedio, clientes y producto estrella de cada una, con gráficas y una tabla maestra. El 1 contra 1 enfrenta dos unidades métrica por métrica y resalta a la ganadora.

Con Pro ✦ descargas el reporte comparativo en PDF, listo para revisar con tu equipo o tu contador.

Alertas revisa tu unidad y te dice qué necesita atención: productos agotados o por agotarse, meses con más gastos que ventas, caídas de ventas contra el mes anterior, clientes frecuentes que dejaron de venir, productos caros sin movimiento, ofertas vencidas y tareas atrasadas.

Cada alerta enlaza al recurso del que habla, para pasar del diagnóstico a la acción en un toque.

En Reportes buscas cualquier cliente, proveedor, producto, servicio, insumo, cargo o empleado y ves su reporte con su historial y sus totales en el tiempo. ¿Cuánto me ha comprado este cliente? ¿Cuánto vendió este empleado? También llegas a un toque desde el botón Ver reporte de cada ficha.

Con Pro ✦ descargas cualquier dashboard o reporte como un PDF con la imagen de tu negocio, listo para archivar, mandarle a tu contador o presentar a un socio. El PDF respeta el período y los filtros que tengas activos al generarlo.

La bitácora es el registro de actividad de tu unidad: cada venta, gasto, artículo, categoría, contacto o empleado que se crea, se edita, se anula o se elimina queda asentado, con quién lo hizo y cuándo. Los movimientos son enlaces: tocas uno y llegas al detalle de lo que cambió.

Con equipo, la bitácora es tu tranquilidad: no necesitas estar en el negocio para saber qué pasó en el negocio.

La bitácora conserva los movimientos más recientes según tu plan; con Pro ✦ el historial disponible es mucho más amplio.

Las tareas son los pendientes del negocio: surtir un pedido, pagar la luz, llamarle a un proveedor. Créalas, márcalas como terminadas y mantén al equipo alineado sobre lo que sigue.

Los avisos son mensajes cortos para tu equipo, visibles en el megáfono de la barra superior: «hoy cierra Ana», «llega pedido de harina». Se dirigen a todos o a una persona, y quien abre el megáfono ve los últimos avisos de la unidad. Se conservan los más recientes según tu plan; con Pro ✦ caben muchos más.

Con Pro ✦ decides qué puede ver y hacer cada empleado, por unidad: cada módulo (Ventas, Gastos, Catálogo, Contactos, Marketing, Análisis, Administración) con su nivel de acceso (Sin acceso, Ver, Agregar o Editar), más interruptores para anular, restaurar y eliminar registros.

Los roles (Gerente, Cajero, Estándar, Solo lectura) son puntos de partida que prellenan los permisos; puedes ajustar cualquier módulo y queda como Personalizado. Un encargado con Administración puede gestionar el equipo de su unidad, y el propietario siempre conserva el control maestro.

En el plan Gratis todo tu equipo trabaja con acceso completo.

Si ya llevabas tu catálogo o tus clientes en Excel, no los captures de nuevo: en Importar subes el archivo (CSV o Excel), Contara reconoce las columnas por su encabezado, te muestra una vista previa validada y crea los registros. Funciona para ventas y gastos históricos (una operación por fila, con su fecha, monto y método de pago, y si quieres, el cliente o proveedor), y para productos, servicios, insumos, cargos, clientes y proveedores.

Los nombres repetidos se omiten y nada se importa si el archivo trae errores, para que tu catálogo quede limpio desde el primer día.

Mantenimiento hace en lote lo que harías fila por fila: anular, restaurar o eliminar ventas, gastos y registros del catálogo o contactos, filtrando por fechas, categoría, producto o si fueron importados. Siempre ves el conteo exacto y confirmas antes de ejecutar, y cada corrida queda en la bitácora.

En Configuración vive la administración de tu cuenta, organizada por secciones:

• Cuenta y plan: tu rol, tu plan actual y el cambio a Pro ✦ cuando lo necesites.
• Información personal y contraseña: tu nombre, tus datos de contacto y el restablecimiento de tu contraseña.
• Cuenta empresarial: el nombre, teléfono y datos de tu negocio que aparecen en recibos y correos.
• Unidades de negocio: crear, editar, desactivar y reactivar tus unidades.
• Empleados: las invitaciones por correo y el acceso de tu equipo a la empresa.
• Uso del plan (planes de paga): tu consumo del mes y la capacidad de tu plan.
• Sugerencias: un canal directo para pedirnos lo que a tu negocio le falta.
• Cerrar sesión y eliminar cuenta: siempre al final, siempre a la mano.